Блог

Aug 30, 2023

Лучшие способы хранения важных документов и бумаг дома

Хотя мир становится все более цифровым, существует еще много

Хотя мир становится все более цифровым, все еще существует множество печатных документов, которые вам необходимо иметь под рукой. И хотя может быть необходимо хранить такие предметы, как свидетельства о рождении, страховые полисы и контракты, в доступном месте, их безопасность не менее важна.

Например, вы захотите предотвратить их повреждение водой, огнем или другими катастрофическими условиями. Но вы также хотите, чтобы они не попали в чужие руки.

Следующие методы защиты важных записей и важных документов имеют уникальные преимущества и особенности. Сравнивая варианты, вы сможете решить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям.

Ежегодно в США в результате пожаров повреждаются более 340 000 домов. Даже если вы спрятали важные документы от посторонних глаз, они не смогут сравниться ни с пламенем домашнего пожара, ни с дымом, который их сопровождает, ни с ущербом, нанесенным водой, которой их потушили.

Огнестойкий сейф может защитить труднозаменяемые документы в случае пожара, а лучшие огнестойкие сейфы также обеспечивают защиту от воды.

Чтобы выбрать лучший огнестойкий сейф, убедитесь, что вы можете легко его запереть и открыть (храните запасной ключ в другом месте или используйте альтернативный метод открытия, например клавиатуру). Его также должно быть легко транспортировать, если вам когда-нибудь понадобится взять его и уйти.

Хотя вы, возможно, захотите хранить оригинальные ценные документы в несгораемом сейфе, вы можете поместить важные, но заменяемые документы в картотеку, которая предлагает больше организационных возможностей.

Настройка домашней файловой системы позволяет легко и быстро найти необходимые документы. Это также может упростить такие задачи, как подача налоговой декларации.

Шкаф для документов из стальной конструкции обеспечит некоторую защиту от повреждений и непогоды, хотя он, вероятно, не будет таким эффективным, как лучший огнестойкий сейф.

Многие картотеки также имеют замки, которые обеспечивают элемент безопасности в случае взлома.

Папка-гармошка может стать эффективным и кратковременным способом организации и хранения важных документов. Хотя они обеспечивают слабую защиту от кражи или повреждения, они упрощают классификацию документов и являются портативными.

Рассмотрите возможность использования расширяемой папки с файлами, если вы путешествуете и вам необходимо, например, носить с собой записи или вам нужно показать оригиналы документов должностному лицу, например, при подаче заявления на получение лицензии.

Покрытие их прозрачными пластиковыми защитными пленками защитит страницы от пролития жидкости, разрывов и других повреждений. Но, конечно, вам захочется как можно скорее переместить ценные бумаги в более безопасное место.

Если вам не нужен исходный документ или вы хотите сохранить исходный файл и иметь под рукой дубликат, рассмотрите возможность создания цифровой копии и загрузки ее в безопасное место.

Многие смартфоны могут конвертировать фотографии в файлы документов (или иметь приложения для создания PDF-файлов из изображений). Альтернативно вы можете использовать сканер документов.

Существует несколько способов хранения этих документов. Например, вы можете сохранить их в облаке с помощью службы, обеспечивающей сквозное шифрование. Или запишите их на внешний источник, например внешний жесткий диск или флэш-накопитель.

Если вам не нужно хранить важные документы дома, возможно, вы захотите хранить их в банке.

Арендуя сейф, вы можете быть спокойны, зная, что ваши документы надежно защищены, но доступны вам или членам вашей семьи. При желании вы также можете застраховать содержимое коробки.

Потратьте время, чтобы поделиться информацией о том, какие документы вы храните, где вы их храните и как к ним можно получить доступ со значимыми людьми в вашей жизни. Например, вы можете сообщить своим взрослым детям, где найти полис страхования завещания и жизни.

Рекомендуется раз в год проверять документы, хранящиеся дома. Некоторые документы следует хранить всю жизнь, в том числе:

Другие документы можно выбрасывать каждые семь лет (например, подтверждающие документы по налогам), каждый год (например, банковские выписки или квитанции о заработной плате) и даже каждый месяц (например, счета за коммунальные услуги).